Pellicano Hotels

Projekt rozpoczęliśmy od kick-offu z zespołem Pellicano Hotels, podczas którego określiliśmy cele wdrożenia, zakres projektu, zaangażowanych interesariuszy oraz procesy wymagające ujednolicenia pomiędzy trzema obiektami.

Analizowaliśmy sposób prowadzenia sprzedaży stacjonarnej oraz wymagania związane z gromadzeniem danych klienta do celów fakturowych. Istotne było zaprojektowanie procesu, który będzie możliwie prosty dla operatora POS, a jednocześnie pozwoli zachować poprawność danych wykorzystywanych później w procesach administracyjnych.

W pierwszym etapie skonfigurowaliśmy Shopify POS w trzech lokalizacjach grupy, przygotowując środowisko do codziennej obsługi sprzedaży. Konfiguracja została ujednolicona pod kątem podstawowych procesów, ról i sposobu pracy operatorów.

Kolejnym elementem było wdrożenie integracji z VIES. System sprawdza poprawność wprowadzonego numeru Partita IVA i pozwala wychwycić nieprawidłowości jeszcze przed dalszą obsługą dokumentu. Dzięki temu operator może zweryfikować dane na etapie realizacji transakcji, zamiast korygować je dopiero później.

Wdrożyliśmy również integrację z aplikacją do fakturowania. W ramach Shopify POS operator korzysta z dedykowanego modalu, w którym może wprowadzić dane potrzebne do wystawienia faktury. Jeżeli informacje znajdują się już w profilu klienta, są automatycznie pobierane i zapisywane przy zamówieniu. Ogranicza to ponowne wpisywanie tych samych danych i zmniejsza ryzyko błędów.

Po przygotowaniu konfiguracji i procesów Shopify POS został uruchomiony w trzech obiektach: Porto Ercole, Ischia i Ladispoli.

Istotnym elementem wdrożenia było zachowanie jednolitego sposobu pracy pomiędzy lokalizacjami. Operatorzy korzystają z tego samego środowiska Shopify POS, a obsługa danych klienta, weryfikacja VAT i proces związany z fakturowaniem są realizowane w ramach wspólnej logiki.

Rozwiązanie zostało przygotowane tak, aby podstawowe operacje były wykonywane bezpośrednio w Shopify POS, ograniczając zależność od dodatkowych narzędzi podczas obsługi klienta.

Centralna konfiguracja ułatwia również dalsze rozwijanie procesów retailowych w ramach grupy oraz wprowadzanie zmian w sposób spójny dla poszczególnych lokalizacji.